Software y digitalización de la prevención de riesgos laborales

Para conocer qué tipo de digitalización se necesita en la prevención de riesgos laborales de nuestra empresa, tenemos que saber la documentación que generamos (el uso de papel), la manera en la que lo generamos y cómo lo archivamos.

Necesidades

Dependiendo del tipo de empresa, las necesidades serán mayores en un tipo que otro, por ejemplo:

• En un servicio de prevención ajeno (SPA) lo más importante es la digitalización de los diferentes tipos de evaluaciones de riesgos, formación e información y reconocimientos médicos.
• En el servicio de prevención propio (SPP) y en una empresa de trabajo temporal (ETT), lo más importante será la digitalización de los certificados de formación, y en caso de que se hagan, las pruebas de aptitud.
• En el SPP (servicio de prevención propio) o en el SPM (servicio de prevención mancomunado) de cualquier tipo de empresa, sería “un completo”: además de lo anterior, todo lo que pueda digitalizarse que se realice diariamente (entrega de EPIS, investigaciones de accidente, chequeos, autorizaciones a trabajos especiales, autorizaciones a uso de maquinaria…).

Digitalización

Para digitalizar estos procesos, lo clasifico en 3 partes: toma de datos, generación de la documentación y archivo de la misma.

• Utilizar el paquete Office (o similar) para la gestión documental de la PRL. No es lo más sencillo para llevar el control de la gestión de la PRL, pero si no te queda otra opción, hay muchas utilidades, plantillas y metodologías para usar estos programas en nuestro beneficio.
• Usar software externos no es mala opción: hay muchísimos en el mercado, y si tenemos la posibilidad de seleccionar, tenemos que tener en cuenta nuestras necesidades y que es lo que nos ofrecen. Importante, que sea posible que se enlace a otro software de la empresa y que se puedan automatizar la importación y la exportación de datos. Si no se automatizan por la cuestión que sea, que la podamos realizar nosotros, sobre todo por estar al día de los trabajadores de alta y baja en empresas con gran volumen de trabajadores.
• Lo ideal es que tengamos un software, ERP, programa…, interno de la empresa, en el que esté incluida la digitalización de la prevención, pero por prioridades y necesidades, no es lo más habitual (salvo en SPAs y empresas muy potentes). Yo tuve la oportunidad de disponer durante un tiempo de un informático para desarrollar la parte de prevención cuando trabajaba en una ETT, y al tener enlazados directamente los datos de la empresa (sin tener que hacer exportaciones o importaciones) con la generación de la documentación, se terminó haciendo todo mucho más fluido, además de mejorar el control de la documentación, pudiendo dar la documentación al cliente al mismo día o día siguiente).

Para la toma de datos, necesitamos una base de datos. En el paquete Office, puede ser un Acces, o si no te aclaras y lo tienes bien organizado, incluso puedes utilizar las hojas de Excel. Si tienes un software de PRL (interno o externo), el mismo programa será la base de datos. De esta base de datos es de donde se extraerán los marcadores que vayamos a utilizar en nuestras plantillas.

• Marcadores: es la parte variable de las plantillas, lo que será diferente en cada una que generemos, y deberá estar enlazada a la base de datos que utilicemos, para rescatar el valor que le indiquemos, y llevarlo a la plantilla.
• Plantillas: es el documento invariable, que vamos a utilizar y nos valdrá lo mismo para todos los procesos en los que utilicemos las mismas plantillas. Hay que trabajarlas, y tienes una buena base de plantillas, y si bien “pierdes” el tiempo al principio en esto, ganarás fluidez a la hora de realizar todos tus trabajos.
• Fórmulas: hay evaluaciones en las que necesitaremos fórmulas para llevar a cabo los diferentes estudios, evaluaciones…