Vivimos en plena era de la digitalización, con empresas que pasan de gestionar sus procesos sobre el papel a hacerlo de forma plenamente digital en todos los ámbitos y, como no podría ser de otra manera, también en la prevención de riesgos laborales.
Diversas organizaciones ofrecen soluciones para integrar la prevención a través de plataformas digitales de gestión, ya sea en el ámbito de la coordinación de actividades empresariales o en la evaluación de riesgos. Algunos servicios de prevención, por su parte, evalúan, gestionan y reportan toda la información mediante estas herramientas. Algunas compañías incluso optan por desarrollar su propio sistema interno adaptado a sus necesidades.
Y en medio de toda esta digitalización tenemos, en el mejor de los casos, a la figura de la persona responsable de prevención.
¡Qué fácil es su trabajo ahora que todo es digital, y con un simple clic puedes gestionarlo todo!
Pero no siempre es tan bonito. No todos los softwares de gestión tienen la misma “versatilidad”: en algunos es difícil la integración con otros sistemas (de gestión de personas, de planificación de tareas…). En ocasiones toca convivir con varios sistemas, la empresa tiene un sistema montado, pero el servicio de prevención utiliza otro y no son compatibles…
Por debajo de todo ese entramado tenemos a las personas, que deben ir cargando los datos, incidencias e información en el sistema. Otro caballo de batalla en la transformación digital: “No me funcionaba, te lo anoto en un papel”, “no recuerdo la contraseña”, “yo prefiero hacerlo a mano…”.
¿Cuenta la empresa con los equipos informáticos adecuados para esta gestión? ¿Está dispuesta a implantarlos para el uso diario de todo el personal?
Personal técnico de prevención
Podemos caer sin darnos cuenta, en que la figura del personal técnico de prevención —suponiendo, en el mejor de los casos, que exista en la organización— haya pasado de realizar su labor con reportes en papel o mediante herramientas digitales más o menos completas, a convertirse en alguien que hace tiempo no pisa la planta. Esto sucede porque tiene dos opciones: dedicar la jornada frente al ordenador, introduciendo datos y actualizando la plataforma, sin poder invertir tiempo real en la prevención, o centrarse en el trabajo de campo, dejando la aplicación en segundo plano y, con ello, provocando que quede desactualizada o en desuso.
La digitalización y el uso de softwares de gestión de PRL es un avance muy grande que permite tener todo controlado en un único programa, eliminando infinitas tablas de Excel que controlar. Pero no nos equivoquemos en pensar que “quita trabajo”. Es una herramienta perfecta para centralizarlo, perfecta para que no se olvide nada (enseguida saltan las notificaciones e indicadores en rojo) y para poder tener, en la mayoría de las ocasiones, de un simple vistazo una idea del nivel de actualización del sistema.
Pero no es la panacea: “como ya tenemos un software de gestión, el personal de prevención ya no hace nada”. No. En general, la carga de trabajo aumenta considerablemente. El sistema necesita ser alimentado y, en un mundo ideal, se nutriría directamente de fuentes externas o internas de la empresa: un servicio de prevención ajeno o el propio personal de planta que registre incidencias, sugerencias o no conformidades. Sin embargo, en muchos casos es la persona a cargo de prevención quien debe introducir la información y, posteriormente, realizar el seguimiento.
Requiere un seguimiento posterior. Las acciones, una vez adjudicadas a quien corresponda, deben revisarse. Y todo ello en un escenario óptimo en el que no sea necesario ir detrás de cada persona de la empresa para que “haga su parte” o complete las tareas que le correspondan.
Recomendaciones
Empresariado, equipos directivos y personal de prevención, pertenezcáis a la organización o al sector que sea: ¿estáis pensando en incorporar una herramienta digital para la gestión de la prevención en vuestra organización? Os animo plenamente a hacerlo, pero permitidme ofreceros algunas recomendaciones:
- Investigad cuáles son las opciones disponibles: ¿contáis con un servicio de prevención?, ¿usa ya un sistema?, ¿cuál?, ¿son integrables?, ¿contáis con sistema de gestión de personas?, ¿cuál?, ¿son integrables?
- No caigáis en el error de pensar que quien desempeña las tareas técnicas de prevención verá reducida su carga de trabajo: nada más lejos de la realidad.
Personal de prevención: este mensaje va especialmente para quienes estáis en primera línea, configurando la herramienta y adaptándola a vuestra empresa, observando día a día su evolución, viendo cómo toma forma, avanza o retrocede. En ese proceso, paciencia; mucha paciencia. La clave está en asumir la digitalización como una parte más del trabajo preventivo, no como su sustituto.
Y a las empresas: recordad que la digitalización es una aliada, pero solo si va acompañada de cultura preventiva y compromiso real con las personas. Cuando la herramienta se adapta bien al sistema de la empresa y se forma adecuadamente al personal, el cambio puede ser un éxito rotundo.
